Software house: o que é e como escolher a sua

A dor real

Quase toda empresa de médio porte chega a um ponto em que a planilha não dá mais conta. O controle de pedidos vira uma sequência de abas que ninguém entende, o financeiro depende de alguém que "sabe onde está o arquivo", e o comercial passa informação para a produção por WhatsApp. Nesse momento surge a pergunta: comprar um sistema de prateleira ou contratar uma software house para construir algo próprio?

O sistema de prateleira, também chamado de software de mercado ou pacote, é aquele vendido em licença para muitas empresas ao mesmo tempo. Ele é mais barato no início e entra em operação rápido. O problema aparece quando o seu processo é diferente do processo padrão que o fornecedor desenhou. Você passa a adaptar a empresa ao software, cria planilhas paralelas para o que o sistema não cobre e paga por personalizações que, muitas vezes, quebram na próxima atualização.

A software house segue o caminho oposto. Ela constrói o sistema a partir do seu processo. Isso custa mais no começo e exige mais do contratante durante o projeto, mas tende a resolver a causa do problema em vez de contorná-la. A dor real, portanto, não é "falta de sistema". É falta de um sistema que acompanhe como a empresa realmente funciona.

O que muda na prática

Antes de comparar fornecedores, vale entender o que uma software house entrega e o que ela não entrega. Ela não vende um produto fechado. Ela vende um projeto, com etapas de levantamento, desenvolvimento, testes, implantação e manutenção. Isso muda a natureza da relação: você não é cliente de um catálogo, é parceiro de um processo.

Alguns termos aparecem sempre e é melhor esclarecer desde já. Escopo é a lista do que será feito, e tão importante quanto ela é a lista do que não será feito. Sprint é um ciclo curto de trabalho, normalmente de duas a quatro semanas, ao fim do qual algo utilizável é apresentado. Homologação é o momento em que a sua equipe testa o que foi entregue e aprova. Código-fonte é o conjunto de arquivos que forma o sistema, e a propriedade sobre ele precisa estar clara no contrato.

Na prática, o que muda é o seguinte: em vez de esperar que o fornecedor inclua a sua necessidade na fila de melhorias do produto dele, você define a prioridade. Em vez de aceitar um relatório fixo, você pede o relatório que a sua gestão usa para decidir. Em troca, você assume responsabilidade maior: precisa indicar uma pessoa da casa para acompanhar o projeto, validar entregas e responder dúvidas com agilidade.

Comparativo entre modelos de contratação

Passo a passo para escolher

1. Descreva o processo antes de falar com fornecedor. Escreva, em uma ou duas páginas, como o trabalho acontece hoje, quem faz cada etapa e onde estão os gargalos. Esse documento vale mais do que qualquer apresentação comercial que você vai receber.
2. Separe o essencial do desejável. Defina o que o sistema precisa fazer no primeiro dia para a operação funcionar e o que pode entrar em uma segunda fase. Projetos que tentam cobrir tudo de uma vez costumam travar.
3. Peça referências de clientes com perfil parecido com o seu. Não basta saber que a software house atendeu uma grande indústria. Pergunte se ela já lidou com o seu setor, com o seu porte e com o seu nível de maturidade em tecnologia.
4. Exija proposta com escopo, prazo e forma de trabalho. Uma proposta séria descreve as etapas, o que será entregue em cada uma, quem participa do seu lado e como as mudanças de escopo serão tratadas.
5. Verifique a questão da propriedade e da manutenção. Confirme por escrito quem é dono do código, o que acontece se você quiser trocar de fornecedor e como funciona o contrato de manutenção depois da entrega.
6. Comece por um módulo, não pelo sistema inteiro. Entregar uma parte funcionando reduz o risco e permite corrigir o rumo antes de investir no restante.

Prós e contras

• Prós: o sistema acompanha o seu processo em vez de forçar mudanças nele; a prioridade de evolução é sua; a integração com sistemas que você já usa pode ser feita sob medida; a informação passa a ficar centralizada e auditável.
• Prós: você deixa de pagar por funcionalidades que nunca vai usar e passa a investir no que gera resultado para o seu negócio.
• Contras: o investimento inicial é maior do que o de um pacote; o prazo depende de um projeto, não de uma instalação; exige que alguém da sua equipe acompanhe e valide as entregas.
• Contras: se o escopo for mal definido, o custo pode crescer; se o contrato de manutenção for ruim, você fica dependente de um fornecedor específico.

Investimento e retorno esperado

Não existe tabela de preço aplicável a todo caso, porque o custo de um projeto sob medida depende do número de módulos, do grau de integração com outros sistemas, do volume de dados a migrar e do nível de exigência de segurança. O que é possível dizer com segurança é que o investimento se divide em três blocos: o desenvolvimento inicial, a manutenção mensal e o custo interno de acompanhar o projeto.

O retorno, por sua vez, costuma aparecer em três frentes. A primeira é a redução de trabalho manual e retrabalho, que libera horas da equipe. A segunda é a melhora na qualidade da informação, que permite decidir com dado em vez de estimativa. A terceira é a capacidade de crescer sem aumentar proporcionalmente o quadro administrativo. Nenhuma dessas frentes se mede em uma semana. Projetos sob medida costumam fazer sentido quando o processo é estável o suficiente para ser descrito e específico o suficiente para não caber em um pacote.

Como isso aparece em Sorocaba

O perfil econômico da cidade ajuda a entender quem sente essa dor com mais força. Segundo o IBGE, 59,0% do valor adicionado de Sorocaba vem de comércio e serviços, 32,5% da indústria, e o município ocupa a 10ª posição entre os PIBs do estado de São Paulo. Essa combinação produz dois grupos bastante distintos de empresas que procuram uma software house.

O primeiro é formado por empresas de comércio e serviços que cresceram apoiadas em planilhas e sistemas genéricos. São distribuidoras, prestadores de serviço, redes de atendimento e operações logísticas que precisam controlar pedidos, contratos, comissões e agenda de equipes. Para elas, o pacote de prateleira resolve a parte contábil, mas não o acompanhamento operacional, e é aí que a conta começa a não fechar.

O segundo grupo vem da indústria, que ainda responde por quase um terço do valor adicionado local. Aqui a demanda é diferente: controle de produção, rastreabilidade de lote, integração entre chão de fábrica e administrativo e apontamento de horas. São projetos em que o sistema precisa conversar com equipamentos e com o ERP já existente, o que exige um fornecedor acostumado a integrar ambientes. Empresas dos dois grupos costumam encontrar em uma fábrica de software e TI em Sorocaba o apoio para transformar esse processo em sistema, com a vantagem de ter o time por perto durante o levantamento e a implantação.

Perguntas frequentes