Vale a pena ter um sistema personalizado? Os sinais que indicam que sim

Se voce esta lendo este artigo, provavelmente ja enfrentou a frustracao de tentar encaixar os processos da sua empresa dentro de um software que prometia ser a solucao, mas que acabou se tornando mais um problema. A pergunta que nao quer calar: sera que chegou a hora de investir em um sistema feito sob medida para o seu negocio? A resposta, como voce vai ver, nao e um simples sim ou nao. Existem sinais muito claros que indicam o momento certo para esse investimento, e ignora-los pode estar custando caro em produtividade e dinheiro.

O problema de forçar processos em softwares genericos

O maior erro que um empresario comete e tentar adaptar o jeito unico de trabalhar da sua empresa a uma ferramenta criada para atender a todos. Isso gera retrabalho, retencao de informacao em planilhas paralelas e uma equipe frustrada que gasta mais tempo preenchendo campos inuteis do que executando o que realmente importa. O custo oculto de um software que "quase serve" nao esta so na mensalidade, mas nas horas perdidas e na dor de cabeca de ter que fazer gambiarras para gerar um relatorio que deveria ser simples. Quando o sistema vira um obstaculo, e hora de reavaliar.

Sistema personalizado vs. software de prateleira: o que considerar?

Um software de prateleira (SaaS) e barato, rapido de implementar e tem suporte de uma comunidade. Ele e excelente para processos padrao, como controle de estoque basico ou emissao de notas fiscais. Um sistema personalizado, por outro lado, e construido para se adaptar perfeitamente a sua operacao. Ele custa mais caro e leva mais tempo para ficar pronto, mas elimina atalhos e automatiza exatamente o que voce precisa. A decisao nao e sobre qual e "melhor", mas sim sobre qual se encaixa no seu cenario. Se o software de prateleira te obriga a fazer tudo em planilhas por fora, ele ja falhou no trabalho dele.

Exemplo concreto: Uma distribuidora de alimentos com 12 funcionarios gastava 3 horas por dia para consolidar pedidos de 5 vendedores. Cada vendedor usava um caderno e enviava foto do pedido para o escritorio, onde uma funcionaria digitava tudo em uma planilha com 7 abas (clientes, produtos, fretes, comissoes, etc.). Eles tentaram um CRM popular, mas nao conseguiam cadastrar regras de desconto por volume e regiao. O custo anual dessa ineficiencia era de aproximadamente R$ 45.000,00 (R$ 15,00/hora x 3 horas/dia x 22 dias x 12 meses). Um sistema personalizado, orcado em R$ 28.000,00, eliminou a planilha, integrou o pedido direto do celular do vendedor ao financeiro e reduziu o tempo de consolidacao para 20 minutos. O retorno sobre o investimento veio em menos de 8 meses.

Os 5 sinais de que sua empresa precisa de um sistema sob medida

Se voce se identificar com tres ou mais dos cenarios abaixo, a chance de um sistema personalizado ser o melhor caminho e muito alta.

1. Voce controla a operacao em uma planilha com mais de 3 abas: Planilhas sao ferramentas fantasticas, mas quando voce precisa de abas como "Clientes", "Pedidos", "Estoque", "Comissoes" e "Relatorios", e porque o processo ja esta complexo demais para ela. Um erro de formula ou um arquivo corrompido pode parar a empresa.
2. Seu processo principal nao e coberto por nenhum software pronto: Se voce e uma fabrica de moveis sob medida ou uma agencia de marketing com um fluxo de aprovacao muito especifico, e provavel que nenhum sistema popular va te atender sem que voce mude a forma de trabalhar.
3. Sua equipe gasta mais de 2 horas por dia em tarefas manuais e repetitivas: Isso inclui copiar dados de um sistema para outro, gerar relatorios manualmente, enviar e-mails de cobranca um por um ou digitar notas fiscais. Cada minuto gasto nisso e dinheiro jogado fora.
4. Voce ja tentou dois ou tres softwares prontos e nenhum serviu: Se voce ja investiu tempo e dinheiro em ferramentas como Bling, Tiny, Omie, RD Station ou similares e todas exigiram adaptacoes que nao funcionaram, o problema nao e o software, e o modelo de negocio.
5. Sua equipe tem processos proprios que nao cabem em formularios genericos: Por exemplo, seu vendedor precisa de um campo para "Prazo de Pagamento Especial" que so existe para clientes VIP, ou seu setor de qualidade precisa de uma aprovacao em tres etapas que nao existe em lugar nenhum. Isso e um sinal claro de que voce precisa de um sistema que se molde a voce, e nao o contrario.

Quando NAO vale a pena (e voce deve evitar o sistema personalizado)

Nem todo negocio precisa de um sistema feito sob medida. Em alguns casos, o investimento nao se paga. Evite o caminho do desenvolvimento sob medida se:

• Seu processo e extremamente simples: Se voce so precisa de um cadastro de clientes e emissao de nota fiscal, um sistema gratuito ou de baixo custo (como o Bling ou o Nibo) ja resolve.
• Sua empresa tem menos de 6 meses de operacao: Nos primeiros meses, o negocio ainda vai mudar muito. Um sistema personalizado travado agora pode virar uma camisa de forca no futuro. Espere o modelo de negocios se consolidar.
• Seu orcamento disponivel e inferior a R$ 3.000,00: Um sistema profissional, com banco de dados, interface usavel e suporte, dificilmente sai por menos que isso. Se o orcamento e muito baixo, voce provavelmente vai contratar alguem que entregara um produto com bugs e sem documentacao, o que gerara mais dor de cabeca do que solucao.

Como tomar a decisao certa para o seu negocio

A tomada de decisao deve ser baseada em dados, nao em achismo. Siga este roteiro pratico:

1. Calcule o custo da ineficiencia atual: Some o tempo gasto pela equipe em tarefas manuais e multiplique pelo custo da hora de trabalho. Inclua tambem o custo de erros (ex.: notas emitidas com valor errado, pedidos perdidos). Esse numero e o seu "budget" para o sistema.
2. Liste os 3 processos mais criticos: Quais sao os gargalos que mais atrapalham o crescimento? Se e o fechamento de caixa, foque nele. Se e o controle de producao, foque nele. Um sistema personalizado nao precisa resolver tudo de uma vez.
3. Pesquise novamente os softwares prontos: Antes de decidir, faca uma busca exaustiva. As vezes, um software nichado para o seu segmento (ex.: para padarias, para oficinas mecanicas) ja existe e e mais barato que um personalizado.
4. Peca um prototipo funcional: Nao contrate o desenvolvimento completo de uma vez. Peca para o desenvolvedor criar uma tela ou um fluxo simples dos 3 processos criticos. Veja se ele entendeu o seu problema. Se a primeira entrega for ruim, nao prossiga.

Perguntas frequentes