- Empresa de software pronto vende a mesma plataforma para várias empresas ao mesmo tempo, e o contrato geralmente prende você a ela.
- Sistema sob medida é construído em cima do processo real da sua empresa, não do processo genérico de um produto de prateleira.
- A decisão certa depende de quanto o seu processo já foge do padrão do mercado, não do tamanho da sua empresa.
O que você sente antes de pesquisar isso
Você não acorda pensando em contratar uma empresa de softwares. Você acorda cansada de um sintoma específico: sua equipe faz malabarismo para encaixar o processo real da empresa dentro de um sistema que foi pensado para atender milhares de clientes diferentes ao mesmo tempo, nenhum deles exatamente igual a você.
O suporte demora porque você é um número na fila. Toda mudança que sua empresa precisa passa por um pedido de recurso que pode nunca virar realidade, porque quem decide o que entra na próxima atualização é o fornecedor, não você. E quando a empresa cresce ou muda de jeito de vender, o sistema não acompanha, e você é quem se vira com planilha por fora para tapar o buraco.
O que muda na prática entre contratar pronto e contratar sob medida
Empresa de software pronto vende licença ou assinatura de uma plataforma que já existe, pensada para atender o maior número possível de empresas parecidas com a sua. Isso é bom quando o seu processo é comum: se todo mundo do seu setor resolve aquilo do mesmo jeito, provavelmente já existe uma ferramenta boa o suficiente, e pagar para construir do zero seria desperdício.
Sistema sob medida é diferente na raiz: ele é construído em cima do processo que a sua empresa já tem, não do processo genérico que o mercado supõe que você tenha. Quando algo muda na sua operação, quem decide se o sistema muda junto é você, não o cronograma de outra empresa.
| Empresa de software pronto | Sistema sob medida | |
|---|---|---|
| Quem decide o que muda no sistema | O fornecedor, no cronograma dele | Você, quando sua operação pedir |
| Modelo de pagamento | Assinatura recorrente, para sempre | Investimento pontual no que for construído |
| Processo interno | Sua empresa se adapta ao sistema | O sistema se adapta ao seu processo |
| Se o fornecedor muda de rumo | Você é afetado, sem poder recusar | Não te afeta, o sistema é seu |
| Suporte | Fila compartilhada com todos os clientes do produto | Atendimento direto de quem construiu |
| Dono do código | O fornecedor | Você |
Passo a passo para decidir qual contratar
- Liste o que hoje sua empresa faz de um jeito torto só para caber num sistema pronto que já usa, se já usa algum.
- Pergunte se esse ajuste é raro, só a sua empresa faz assim, ou comum, o setor inteiro reclama da mesma coisa.
- Se for raro, sistema pronto nunca vai resolver de verdade, não importa quanto tempo você espere a próxima atualização.
- Se for comum, provavelmente já existe ferramenta pronta boa o suficiente, e sob medida seria caro à toa.
- Identifique quem no seu time segura esse processo hoje sozinho, de cabeça ou numa planilha à parte. Isso é sinal de que já passou da hora de decidir.
- Peça para a empresa de software, pronta ou sob medida, mostrar como fica o dia em que você precisar mudar algo pequeno. A resposta a essa pergunta conta mais que qualquer apresentação.
Prós e contras de cada caminho
Nenhum dos dois é certo para toda empresa. Depende do quanto o seu processo já se afastou do padrão do mercado.
- O sistema acompanha a operação, em vez de a operação se dobrar para caber no sistema.
- Você não depende do roadmap de uma empresa que nunca conheceu a sua operação de perto.
- Quem constrói e mantém conhece o seu processo, não só o produto que vende.
- Leva mais tempo para sair do zero do que simplesmente ativar uma conta em um sistema pronto.
- Escolher quem vai construir e manter exige mais cuidado, porque essa responsabilidade passa a ser sua.
- Não existe gratuidade: o investimento entra desde o primeiro dia, mesmo sem mensalidade depois.
Investimento e retorno esperado
Sistema sob medida custa mais para começar do que assinar uma ferramenta pronta, quase sempre. O retorno aparece quando o problema que ele resolve já está custando caro todo mês, em erro de operação, em retrabalho, ou em uma pessoa segurando um processo inteiro sozinha, sem mais ninguém saber como aquilo funciona.
Quando o processo da sua empresa é parecido com o de qualquer concorrente, o retorno de pagar por algo sob medida demora a aparecer, e às vezes nunca aparece. Quando o processo é realmente específico da sua operação, é o contrário: cada mês usando sistema pronto genérico é um mês pagando o preço de continuar se adaptando a um produto que não foi pensado para você.
Perguntas frequentes
Empresa de software pronto e sistema sob medida resolvem o mesmo problema?
Não da mesma forma. A empresa de software pronto resolve o problema médio do mercado, com a mesma plataforma para todo mundo. O sistema sob medida resolve o problema específico da sua operação, ainda que ele nunca apareça em nenhuma outra empresa parecida com a sua.
Sistema sob medida é sempre mais caro que uma ferramenta pronta?
No começo, quase sempre sim. A conta muda de figura ao longo do tempo, porque a ferramenta pronta cobra assinatura para sempre, e o sistema sob medida é um investimento pontual em algo que passa a ser seu.
Como saber se minha empresa precisa de sistema sob medida?
Se o ajuste que você faz hoje para caber num sistema pronto é raro, específico da sua operação, e ninguém mais no seu setor reclama da mesma coisa, sistema pronto nunca vai resolver isso de verdade, não importa quanto tempo você espere.
Depois que uma empresa de software constrói o sistema sob medida, o código é meu?
Depende de com quem você fecha, e é a primeira pergunta que vale fazer antes de contratar. Automatizar vem depois, primeiro o sistema precisa ser seu, e isso inclui o direito sobre o que foi construído para você, não só o direito de usar enquanto pagar mensalidade.
Perguntas frequentes
Não da mesma forma. A empresa de software pronto resolve o problema médio do mercado, com a mesma plataforma para todo mundo. O sistema sob medida resolve o problema específico da sua operação, ainda que ele nunca apareça em nenhuma outra empresa parecida com a sua.
No começo, quase sempre sim. A conta muda de figura ao longo do tempo, porque a ferramenta pronta cobra assinatura para sempre, e o sistema sob medida é um investimento pontual em algo que passa a ser seu.
Se o ajuste que você faz hoje para caber num sistema pronto é raro, específico da sua operação, e ninguém mais no seu setor reclama da mesma coisa, sistema pronto nunca vai resolver isso de verdade, não importa quanto tempo você espere.
Depende de com quem você fecha, e é a primeira pergunta que vale fazer antes de contratar. Automatizar vem depois, primeiro o sistema precisa ser seu, e isso inclui o direito sobre o que foi construído para você, não só o direito de usar enquanto pagar mensalidade.