Por que a regra única trava a sua operação
Quando o sistema exige o mesmo documento para todas as categorias, você acaba fazendo ajustes manuais a cada admissão. Isso gera retrabalho, retenção de pagamento e risco de multa por falta de documentação. A rotatividade alta do setor piora: a cada substituição, alguém precisa lembrar qual papel vale para qual função.
Além disso, as exigências mudam com o tempo. Uma norma nova pode passar a pedir um curso extra para porteiros, enquanto para vigilantes o requisito antigo deixa de valer. Se a regra é fixa no sistema, você não acompanha a mudança, fica para trás e perde contrato.
O caminho: documento configurável por função
A solução é tratar a exigência como um parâmetro, não como uma verdade absoluta. No sistema, cada função deve ter uma lista própria de documentos obrigatórios, com validade e data de vencimento. Assim, na hora de admitir um vigilante, o sistema pede só o que é dele; para um faxineiro, pede outro conjunto.
Na prática, você cadastra a função e associa os documentos exigidos. Se amanhã a regra mudar, você altera a configuração da função e o sistema passa a exigir o novo documento automaticamente. Nada de recadastrar todo mundo ou editar caso a caso.
Mais do que isso: a configuração precisa ser feita por você, não pelo fornecedor. Se o sistema é de outra pessoa e cada mudança exige chamado e espera, você fica refém. Com um sistema próprio, você ajusta a regra na hora, sem depender de terceiros.
Comece mapeando as funções da sua operação e os documentos que cada uma exige hoje. Depois, veja se o seu sistema permite configurar isso sem ajuda externa. Se não permite, está na hora de repensar a ferramenta.